PEMASARAN EVENT

FOKUS PEMASARAN EVENT

Untuk Peserta/Exhibitor Event
• Data Base
• Melalui organisasi, perkumpulan, asosiasi, institusi, lembaga.
• Media massa yang sesuai dengan target dari event tersebut.
Pengunjung
• Melalui organisasi, perkumpulan, asosiasi, institusi, lembaga.
• Media massa yang sesuai dengan target dari event tersebut
Sponsorship : perusahaan atau lembaga yang mensponsori mendapatkan benefit yang telah disepakati oleh kedua belah pihak.
Sponsorship bertujuan lebih ke arah hubungan bisnis.

Donatur : Tidak mengharapkan benefit/keuntungan apapun.Donatur keuntungannya lebih ke arah Citra atau image.

FAKTOR LAIN PEMASARAN
• Benefit untuk semua pihak yang terkait dengan event yang kita buat.
• Profit bagi pendukung kegiatan pemasaran, bisa berbentuk uang atau barang.
• Untuk sebuah event yang besar, kita bisa menggunakan marketing agent

Kiat memasarkan Event diantaranya:
1. Launching.
2. Presentasi.
3. Media Massa (Cetak dan Elektronik).
4. Bellow The Line.
5. Door to door.
6. Tele Marketing.
7. Melalui Kegiatan Event lainnya.
8. Kerjasama dengan pihak lain.

LAUNCHING EVENT

• Mengundang Para Wartawan dari berbagai Media Massa.
• Mengundang seluruh peserta dan semua yang akan terlibat pada Event tersebut
• Tempat : Umumnya bertempat di Hotel
• Waktunya : 1-2 bulan sebelum hari H.
• Tujuannya : untuk memberitahukan pada kalangan masyarakat dan menjajaki keinginan/demand dari kalangan masyarakat melalui masukan-masukan yang disampaikan pada pertemuan tersebut




PRESENTASI

• Tujuan: menyampaikan segala sesuatu mulai dari gagasan event hingga benefit yang akan diperoleh oleh semua pihak.
• Presentasi yang efektif akan membuat keputusan menjadi sangat singkat.
• Dilakukan secara massal atau personal/Perusahaan.
• Presentasi dapat dilakukan melalui kegiatan lain, misalnya: Kita akan membuat Festival Band, kita melakukan presentasi pada saat event Pameran Pendidikan yang juga penyelenggaranya EO kita.

PEMASARAN DGN MEDIA MASSA

• Tujuan: Untuk menyebarluaskan kegiatan event yang akan kita laksanakan.
• Keuntungan: Kegiatan Event tersebut dapat tersebar luas.
• Kelemahan: Mengeluarkan biaya yang besar dan belum tentu effektif.
• Jenis media massa: cetak, Elektronik (Radio, TV, Internet) termasuk Web site, Mailist

PEMASARAN DGN KAMPANYE BTL ANTARA LAIN :

• Kalender (semua jadwal event ada pada kalender dan dibagikan kepada masyarakat.)
• Tempelan kulkas atau stiker yang bersifat untuk reminder akan sebuat event.
• Spanduk dan Banner, kelemahannya harus mengurus pajak pemasangan dan sewa lokasi pemasangan.
• Poster dapat ditempel di tempat-tempat umum seperti papan pengumuman, dekat lift atau tangga, kantin, WC dsb.
• Selebaran dibagikan di tempat-tempat umum yang sering dikunjungi orang atau pada kompleks perumahan.
• Direct mail yang dikirim berdasarkan data base yang kita punya.

PEMASARAN DOOR TO DOOR

• Bentuk pemasaran yang paling kuno namun masih efektif di Indonesia karena peserta akan mendapatkan penjelasan lebih detail.
• Pemasaran ini digunakan untuk para peserta, donatur, sponsorship yang baru kenal dengan EO atau ingin tahu lebih banyak tentang kita.

TELEMARKETING

• Dilakukan berdasarkan data base yang ada.
• Keuntungannya: Tidak banyak waktu yang tersita seperti pemasaran door to door.
• Tele marketing dilakukan karena para peserta, donatur, sponsorship sudah pernah kenal dengan EO kita


MELALUI KEGIATAN EVENT
• Bila kita mempunyai Event yang rutin dan berkala, maka event dapat dipasarkan melalui event sebelumnya yang kita buat.
• Dapat juga kita memasarkan melalui event yang dibuat oleh EO lain.
Contoh:
Kita bisa menyebarkan selebaran tentang event pameran yang akan kita buat melalui event pameran lainnya

PEMASARAN DGN KERJASAMA

• Dengan Organisasi profesi
• Dengan produsen untuk mendukung para dealer, agen atau distributor.
• Barter produk atau jasa dengan perusahaan.

PROPOSAL EVENT

Kiat merancang Event :

 TOR (Kerangka Acuan)
 Final Proposal
 Sales Kit

TERM OF REFERENCE (TOR)
1. Maksud dan tujuan Event (Konsep)
2. Jenis Event
3. Tempat, Tgl Event
4. Organizer
5. Supporting Organizer
6. Sasaran Peserta/Tenant
7. Sasaran pengunjung
8. Acara Pendukung
9. Program Humas & promosi
10. Anggaran Biaya
11. Lain-lain

Final Proposal

 Sebuah penyempurnaan dari pra proposal yang dibuat berdasarkan kerangka acuan (TOR) yang sudah dikemas dan layak diajukan sebagai sebuah penawaran untuk sponsorship.

 Dibuat Formal berukuran A 4 (210 Cm X 297 mm) dan dicetak manual (Print out Computer) dilengkapi sampul berwarna dan dijilid manual.

SALES KIT
 Final proposal yang dikemas khusus untuk keperluan penjualan event tersebut.

 Dicetak dengan mutu dan design yang dirancang secara profesional dan sangat atraktif.

Maksud dan Tujuan Event
Tujuan Event :
Berisikan alasan mengapa event tersebut diadakan.
Contoh: Event Pameran Batik
Tujuan dari Pameran ini diselenggarakan adalah memasyarakatkan industri batik.

Maksud Event :
Untuk apa Event tersebut dibuat.
Contoh: Maksud dari penyelenggaraan pameran ini agar Para pengrajin batik dan Industri Batik lebih dikenal oleh masyarakat.

Jenis Event, diantaranya:
Berdasarkan :
 Pengunjung (B to B, B to C, )
 Jenis (Barang atau Jasa)
 Sifat: Umum/ Tematik
 Frekuensi (Berkala, isidental)
 Lingkup Geografis (lokal, Nasional, Internasional).
 Lokasi ( In door, Out door, Road show)
 Skala (Besar, kecil)
 Waktu (Jangka Singkat/Pendek atau lama).

Tempat Pelaksanaan Event
 Pertimbangan Tempat: Pilihlah tempat yang mudah dijangkau kendaraan pribadi dan transportasi umum.

 Bentuk tempat Event dilangsungkan sesuai dengan acara event yang akan dibuat, misalnya besaran panggung, jumlah stand dan fasilitas umum seperti WC, Kantin termasuk dalam pertimbangan.

Tanggal atau waktu Event
Waktu Event harus disesuaikan dengan Tema Event yang kita pilih.

Contoh:
Event Bazaar Lebaran lebih efektif bila diselenggarakan 1 minggu sebelum lebaran
karena THR dibagikan 7-10 hari sebelum lebaran.

Sasaran Peserta Event
 Gunakan Data Base dari Event yang pernah diadakan.
 Cari data calon peserta di buku kuning.
 Hubungi dan dapatkan data dari Organisasi/Instansi/lembaga/
Departemen yang sesuai dengan tema event tersebut.

Sasaran pengunjung
Menetapkan segmen yang dituju diantaranya:
 Segmentasi geografis
untuk menentukan lokasi yang cocok dengan tema pameran.
 Segmentasi Demografis (usia, jenis kelamin, pendidikan, penghasilan dan sebagainya.

Segmentasi Pengunjung
Segmentasi Psikografis yang dipengaruhi oleh faktor-faktor:
 Gaya Hidup (Berhubungan dengan hobby)
 Kepribadian
 Manfaat (Pameran Wisata memamerkan manfaat dari paket-paket liburan).

Segmentasi Perilaku yang dibagi berdasarkan pengetahuan, sikap, tingkat pemakaian atau tanggapan terhadap suatu produk.

Publikasi dan Promosi
Ideal promosi 3 bulan sebelumnya.
 Above The Line
Media Massa Cetak dan Elektronik.

 Bellow The Line
Manfaatkan Press Release, Mailist, penyebaran leaflet di tempat, spanduk, Poster, stiker, souvenir, Media internal dll.

***holistic media***

Anggaran biaya
 Buatlah beberapa alternatif anggaran, perhitungkan kemungkinan terburuk dalam perencanaan agar event tersebut tidak rugi.
 Lakukan survei harga-harga seperti sewa atau pembuatan panggung, backdrop, partisi, pengisi acara dan hal lainnya sebelum membuat anggaran.

Lain-lain
 Perhitungkan (Iventarisasi) Resiko terburuk dari suatu event, misalnya faktor cuaca, peristiwa yang tak terduga lainnya dan cara mengatasinya.
 Perhitungkan kemampuan maksimal dari Sumber Daya Manusia yang tersedia.



EVENT MANAGEMENT
LAUNCHING

 Jasa, diantaranya:
1. Perbankan
2. Travel
3. Pendidikan
4. Provider
5. Transportasi
 Produk, diantaranya: Consumer Produk



Tujuan Launching Event

 Mengenalkan sesuatu yang baru kepada khalayak.
(Harga, kemasan, Brand, produk, cita rasa yang baru).
 Memperkokoh kedudukan perusahaan.
 Untuk meperluas jangkauan pasar.
 Memperbaiki positioning di pasar.
 Menciptakan image yang baik.


Persyaratan untuk mengadakan Launching Event:
 Disesuaikan dengan Target Pasar.
 Mengikuti Trend.
 Berorientasi pada klien/Perusahaan yang menyelenggarakan event.
Susunan Tim Kerja
 Koordinator Event
 Bendahara
 Seksi Publikasi dan Humas
 Tim Acara
 Seksi Dokumentasi
 Seksi Perlengkapan
 Seksi Keamanan
 Seksi P 3 K

Biaya Event
 Biaya sepenuhnya dari anggaran divisi marketing.
 Bila diizinkan bisa mencari dukungan sponsor.


Cara Launching Event
 Launching Tunggal.
 Launching bersama dengan produk lain.
 Ikut serta dalam suatu pameran







Cara EO Mendapatkan Event Launching
 Dari Relasi yang kenal dengan perusahan tersebut.
 Call ke Manager Marketing/Promosi usahakan untuk bertemu langsung untuk mengetahui marketing plan mereka.
 Mengajukan proposal.

Publikasi dan Promosi
 Mix dengan Campaign di Media Cetak.
 Publikasi dengan Bellow the Line.
 Kegiatan Pre Launching/ Gathering dengan dealer, agen, wartawan dan kepala cabang).

Keberhasilan Event Launching
 Something new.
 Mempunyai Value.
 Mempunyai daya tarik.
 Menciptakan suatu moment
yang tak terlupakan.

Di Perusahaan atau lokasi tempat produk/Jasa dihasilkan.
 Di Hotel atau di Mal.
 Di tempat-tempat keramaian lainnya, diantaranya di Auditorium Gedung Perkantoran, Kampus-kampus.


EVENT KEAGAMAAN
1. Hari Raya Idul Fitri/Lebaran (Islam)
2. Hari Raya Natal (Kristen dan Katolik)
3. Hari Raya Imlek (khonghucu)
4. Hari Raya Galungan (Hindu)
5. Dan Hari Raya Keagamaan lainnya.

TUJUAN
 Untuk Memperingati Hari-hari besar Keagamaan.
 Untuk Menjalin hubungan antar sesama umat beragama.
 Untuk menghormati peristiwa besar dalam keagamaan.

YANG MENGADAKAN EVENT

 Lembaga-lembaga di Pemerintahan
 Warga dari suatu wilayah
 Umat yang menganut agama tersebut
 Perusahaan/Organisasi

WAKTU PERAYAAN EVENT
 Sebelum Peringatan Hari H.
 Tepat Pada hari peringatan.
 Sesudah peringatan Hari H.

ANGGARAN EVENT
 Biaya dari Lembaga/Organisasi/Departemen/
Instansi/Perusahaan yang akan menyelenggarakan.
 Dari Para Donatur dan sponsor
 Dari Umat.

LOKASI EVENT

 Di Auditorium, Aula Lembaga/Intansi/Perusahaan/di Sekolah/Kampus Perguruan Tinggi dsb.

 Di Hotel atau sekarang umat Kristen melakukan di sebuah ruangan di Mal.

 Di Gedung Pertemuan atau Aula Tempat Peribadatan.

CARA EO MENDAPATKAN EVENT KEAGAMAAN
 Ditunjuk dari Lembaga/organisasi/Perusahaan, dsb.

 Menawarkan diri kepada Lembaga/organisasi/Perusahaan, dsb.

PUBLIKASI DAN PROMOSI
 Mix dengan Campaign di Media Massa
 Publikasi dengan Bellow the Line
 Melalui Media Internal (Buletin, Papan Pengumuman, Web Site, Surat edaran, Leaflet dll.)
 Mailing List

SUSUNANA ACARA
 Upacara Keagamaan (Sholat Berjamaah, Misa, kebaktian, dan Sembhayang).
 Ceramah Keagamaan.
 Hiburan (dengan artis dari kalangan agama tersebut).
 Silahturami dengan Bersantap bersama.

PERBEDAAN EVENT KEAGAMAAN DENGAN EVENT LAIN
1. Harus berhati-hati supaya tidak terjadi hal-hal yang menyinggung perasaan umat dari agama tersebut.

1. Orientasinya bukan materi semata tetapi ada unsur sosial sehingga EO Tidak mengharapkan Keuntungan yang besar dari Event tersebut.